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テレワークを成功させるには言語化の文化が重要
こんにちは。八ヶ岳にテレワーク移住している、たまさんです。このブログではワーケーションやテレワークについて書いていこうと思っています。
今回はテレワークを成功させるために必要な文化、言語化について書いてみます。言語化とは文字で必要な情報を整理し、コミュニケーションを取ることです。言語化はテレワークを成功させるために最も重要な文化とも言えるでしょう。
言語化の詳細はここでは割愛します。これらの書籍なども参考にしてみてください。
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言語化ができる組織はテレワークでも生産性を高められる
テレワークの鍵を握る言語化
言語化とは文字で必要は情報を整理し、コミュニケーションを取ることと記しました。具体的にはどんなことでしょうか？例えばこのようなものです。
- 指示内容、成果物、必要な情報が文字(文書)で管理されている
- ほうれんそう(報告・連絡・相談)がチャットなど文字で行える
- 成果物をコメント(メンション機能)を用いて共同編集・修正できる
言語化ができればメンバーが離れていても、非同期でも、仕事を進めることができます。これは時間と場所の制約を外せる、ということです。このため常に同期しなければならない対面より効率を高められます。
言語化はテレワークだけでなく仕事の生産性を高めるために重要なことです。
言語化に便利なITツール類
IT(テクノロジー)は言語化を進める強力な道具です。しかしあくまで道具なので、どう使うか、が重要なのです。お金を払ってZoomやSlackやDropboxを導入するだけでうまくいくものではありません。しかし道具がないとうまく仕事が進まないのも事実です。
様々なITサービスがあるので何を利用すればよいのかわからない、ということもあるでしょう。こちらの書籍はテレワーク(およびその基礎となる言語化)に有益なITツールを網羅したものです。ここに記載されているITサービス以外にも様々な選択肢がありますがメジャーなサービスを中心に紹介しているので基礎として読むには便利だと思います。
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言語化できない組織ではテレワークが成功しづらい
言語化できていない環境とは
逆に言語化できていない環境とはどういうものでしょうか？これは口頭での指示、口頭での「ほうれんそう」を前提としています。口頭伝達は同じ時間で同期しなければなりません。お互いの空き時間を同期させないといけないのです。
特にテレワーク環境ではいつ相手の都合がよいのか分かりにくいものです。ビデオ会議の調整など無駄な手間が発生します。オフィスに集まっていれば「ちょっといい？」といって口頭指示を出すことができます。
言語化されていない環境ではテレワークでは指示や確認の度にビデオ会議調整が必要となり非効率です。結果として対面を選択するようになるのです。
言語化ができないと対面で伝えるしかなくなる。対面(口頭)は感情を伝えるには優れるが正確に伝えるには誤解や齟齬を生みやすい。
一見対面のほうが効率良く見えるのだが
口頭指示が中心だとテレワークの効率が下がるならば、効率の良い対面を選ぶべきだ。そう考える人も多いかもしれません。確かにちょっとした対話の度にビデオ会議調整を行うのは非効率です。
しかしそもそもは「ほうれんそう」の度に対話が必要なこと自体が非効率だと気付くべきです。上司からすれば「ちょっといいかな？」と自分のタイミングで声をかけられる対面は魅力的です。自分のペースで指示が出せます。また自分の都合で「ほうれんそう」を得られます。
一方、業務担当者には常に割り込みが入るということです。集中したい業務中でも上司から声をかけられれば中断せざるを得ません。逆に業務中に相談したい場合などは上司が席に戻ってくるのを待つ必要があります。
対面は上司の目線ではリアルタイム処理なので効率がよく感じるものです。しかし多くの担当者のアイドルタイムや割込処理を生み出しているのです。
言語化されるメリットは他にも
言語化ができると非同期で仕事が進められるため生産性を高められます。さらに言語化のメリットはそれだけではありません。
指示の曖昧さが下がる
対面での口頭指示にはどんな特徴があるでしょうか？良い面は表情、仕草など言語以外(ノンバーバル)な情報が強く伝わることです。一方で指示の内容は曖昧になります。熱く鼓舞された。厳しく責められた。その時の感情は強く伝わるのですが、内容の曖昧さは強くなります。
言語化されると指示が文字になるのでより明確になります。口頭では矛盾したことも話し方次第で伝えることができますが文字だと矛盾が明確となります。結果として一貫性の高い支持となりやすいものです。また聞き手も不明瞭な部分を確認しやすくなります。
情報の透明性が高まる
仕事が言語化されると情報の透明性が高まるのもメリットのひとつです。仕事を進める上での課題や議論も文字として残ります。チャットや成果物(コメントも含めて)も適切な制御のもとで開示ができます。結果として情報から取り残される人が減り、透明性が高まるのです。
情報の透明性が高まると、参加者は目的や課題を自ずと理解できるようになります。いわゆるパーパス(目的)が共有されていくのです。また単なる情報伝達のための会議も減らすことができるため結果として会議の時間を減らすことができます。
言語化は仕事の生産性を高める文化
テレワークを始めるためにはいくつかのITサービスを購入すれば開始はできます。しかしテレワークを定着、成功させるためには文化や制度が必要です。いくつかの要素がありますが言語化はその中でも、もっとも重要な文化のひとつだと思います。そしてその効果はテレワークだけでなく仕事全般の効率を高めるものだと思います。
言語化は仕事の文化です。文化を変えることは決して簡単ではありません。しかし小さい組織からでも新しい試みをすることで文化は変わっていくものだと思います。
テレワークに関する記事はこちらの記事も参考にしてみてください。
